Case studie Hygiena – The Staff Solutions

Case studie: geïntegreerde B2B webshop bij Hygiena

Hygiena kiest voor ICT-ontzorging op maat: succesvolle integratie van B2B-webshop en ERP-pakket

Waarom een B2B-webshop?

Als één van de grootste Belgische distributeurs van biologische en ecologische producten levert Hygiena dagelijks aan vele tientallen bio-winkels en zero-waste shops. Met een groeiend productgamma en een duidelijke visie op duurzaamheid, kwaliteit en klantgerichtheid, werd het al snel duidelijk dat verdere digitalisering noodzakelijk was.

De ambitie? Klanten op een efficiënte, gebruiksvriendelijke manier laten bestellen én tegelijk interne processen optimaliseren. Daarvoor rekende Hygiena op de expertise van The Staff Solutions – hun vertrouwde partner in ICT-ontzorging.

Alle info over de firma Hygiena: www.hygiena.be

De uitdaging: Efficiënter werken en marktaandeel behouden

Yves Bruggeman, CEO van Hygiena aan het woord:

“Waar klanten vroeger bestellingen doorgaven via telefoon, fax of e-mail, zorgde dit voor een hoge werkdruk bij de commerciële binnendienst. Bovendien dreigde Hygiena marktaandeel te verliezen aan concurrenten die wel al een webshop aanboden.

Het bedrijf besliste daarom om te investeren in een B2B-webshop die volledig geïntegreerd werd met het bestaande ERP-systeem. The Staff Solutions werd ingeschakeld om het volledige traject te begeleiden – van strategisch advies tot implementatie en optimalisatie.”

Kritische vereisten voor de nieuwe webshop

Bij de start van het project werden duidelijke doelstellingen vastgelegd:

Eén centrale databron: alle info komt real-time uit het ERP-systeem (artikels, prijzen, promoties, klantgegevens, …).
De webshop fungeert als klantportaal: gebruiksvriendelijk, intuïtief en “dummy proof”.
De zoekfuncties moeten eenvoudig zijn: zodanig dat klanten het uitgebreide assortiment kunnen doorzoeken en bestellingen plaatsen op hun eigen tempo.
Orders worden automatisch aangemaakt in het ERP-pakket, zonder manuele tussenkomst.
Beperkt budget met een ROI binnen 12 maanden.

De aanpak van The Staff Solutions

The Staff startte met een diepgaande analyse van het potentieel en de technische vereisten. Vervolgens werden wireframes en demo’s uitgewerkt, zodat alle betrokkenen – van management tot magazijnier – een helder beeld kregen van de toekomstige webshop.

Na goedkeuring nam The Staff het volledige projectmanagement in handen: shortlist van mogelijke partners, budgetvergelijkingen, communicatie met de ERP-leverancier en de gekozen webshopontwikkelaar. Ook op vlak van change management werd ondersteuning geboden, zoals:

Communicatie met pilootklanten
Input voor commerciële acties ter activatie van de webshop
Herwerking van masterdata
Procesoptimalisatie in de commerciële binnendienst
Strikte opvolging van timing, scope en budget

Dit alles met als doel de investering optimaal te laten renderen.

Het resultaat: tijdwinst, kostenbesparing en betere klantbeleving

De webshop werd succesvol gelanceerd en toonde al snel impact:
- 98% van de potentiële “webshop- klanten” bestelt nu via de webshop, goed voor gemiddeld 850 bestellingen per maand.
- Klanten, die hun orders rechtstreeks vanuit hun systeem doorsturen, werden ondertussen ook geautomatiseerd.
- Minstens 2 FTE’s werden uitgespaard, waardoor de investering sneller dan verwacht werd terugverdiend.
- De commerciële binnendienst evolueerde van order-entry naar volwaardige customer service.
- Klanten breidden hun assortiment uit dankzij betere zichtbaarheid en gebruiksgemak.
- Het volledige project bleef binnen het vooropgestelde tijdspad, budget en scope.

Waarom kiezen voor The Staff?

Volgens CEO Yves Bruggeman was het uitbesteden van het volledige ICT-project aan The Staff de sleutel tot succes. Binnen Hygiena was de nodige expertise rond ICT-projectmanagement niet aanwezig, en dankzij The Staff werden alle technische en menselijke componenten perfect op elkaar afgestemd.
Hun sterkte? Ze spreken de taal van alle betrokken partijen – van programmeur tot eindklant. Dankzij die brugfunctie konden strategie, technologie en dagelijkse werking naadloos op elkaar worden afgestemd.
Zelf ook op zoek naar een betrouwbare partner voor ICT-ontzorging, webshop-integratie of ERP-koppeling? Ontdek hoe The Staff ook jouw organisatie kan begeleiden naar digitale efficiëntie.